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相続手続きを効率的に!家族がやらなくても安心と思って頂くために心がけていること

2022/04/27
2022/04/28

こんにちは!そうみ行政書士事務所、スタッフのモンジです。弊所Twitterでも時々ドラマネタを投稿しますが、今シーズン私が面白い!と思ったのはNHKの「正直不動産」です。

 

 

 

 

 

 

 

 

ある出来事で嘘をつけなくなった不動産屋の凄腕営業マンの物語。主演は山下智久さん、テレビでお見かけするのは久しぶりでしょうか?嘘がつけない営業マン?真のカスタマーファーストとは?不動産事情も知れておススメです。

さて、今月も月に一度の事務所内研修がありました。今回は研修前に所長からの提案もあって、スタッフのイワサワと「相続手続きの効率化を図るためのアイテム」を作りましたよ。

アイテムとは何か?気になりますよね。相続の手続きの依頼を受けてからの一連の流れを一目で分かるボードです。まだ経験の浅い私にはとっても大事なボードになりそうです。

実は作業の中で相続案件が複数同時に進行している時に、スタッフそれぞれの作業進捗を把握するのって意外と難しいと感じています。それでも日々工夫して取り組んでいますが、そこで所長が良いアイテムがあるよ!と提案してくれたのです。

どうしたら作業の現況がすぐにわかる?書類であふれている中で簡潔に全体を知りたい!これってスタッフの作業効率化が目的ですが何よりも依頼者により早く相続手続きを完了させて「安心」をお届けする為に重要な事ですね。まさにカスタマーファーストでしょうか。

ボード作成はイワサワと二人で相談しながら進めました。相談者からの依頼を受け面談をさせて頂き、委任状作成から始まり、財産調査や法定相続人を確認するための戸籍請求、銀行口座解約、未払い配当金はあるのかな?など確認する事は沢山あることを改めて確認、お互いに素朴な疑問を交わしながら所長にもチェックしてもらい完成しました。

では、このボードを見て何を改善できるのか?小さなことかもしれませんが、例えばお客様の「印鑑登録証明書」を何通も用意しなくても複数の銀行等とうまくやりとりをして短期間で口座解約を進めることも心がけています。金融機関と郵送での手続きは意外と時間がかかります。なので計画的に進められると良いですね。

なにより「印鑑登録証明書」はお客様の大切な書類であり、無料ではないので効率よく使いたい。たかが300円、されど300円! 以前ブログに書きましたが銀行によっては発行から3ヶ月以内の「印鑑登録証明書」の提出を求められます。せっかく発行した大切な書類を発行日のせいで無効とされないよう気をつけています。

もし皆さんの大切な人が亡くなった時、解約手続きの必要書類を揃えるのも大変そうだなと感じたら、ぜひ弊所にお任せ下さい!大切な財産を無駄なく相続できるようサポートさせて頂きます。

そして今は家族みんな元気だし相続のことはまだ先だなぁという方も、いつか相続手続きをしなきゃならない時に横浜・鶴見にある「そうみ行政書士事務所」の存在を思い出して頂けたら嬉しいです。お問い合わせはこちらからどうぞ。

最後に先日、所長が昔からお世話になっている税理士さんから私のTwitter投稿への感想が届いたそうです。直接ではなく、こうして所長に感想が届くのもすごく嬉しいです。自分の関係者以外からの初めての感想を頂いてとっても励みになりました。今ここまでお読みになってくださっている皆様、いつもありがとうございます。

 

 

 

 

 

 

 

 

こちらは、さりげなく隣で応援してくれている我が家のトラキチくんです。というわけで引き続きTwitterのフォロー&感想、そしてコメントやメッセージお待ちしております。

 

 

 

2022/03/30
2022/03/30

こんにちは!そうみ行政書士事務所、スタッフのモンジです。

昨年我が家は子ども達も無事にマイナンバーカードを取得し、実はあと夫だけが申請していないので今年の目標は「夫もマイナンバーカードを取得!」

最近は本人確認としてマイナンバーカードが様々なシーンで利用できますね。例えば銀行口座開設もマイナンバーカードがあればオンラインでOKな銀行もあるようです。

 

 

 

 

 

 

 

 

相続手続きの際、被相続人の銀行口座の解約は相続人の「印鑑登録証明書」の提出が必要になります。マイナンバーカードがあれば印鑑登録証明書もコンビニですぐに取得できますね!

海外ではサインが主流ですが日本では判子を役所に登録し、大切な手続きに今も実印が使われていて独特な文化だと思いませんか?

弊所で働き「印鑑登録証明書」が本人確認として有効なのがよくわかりました。

働き始めた頃、相続手続きの業務で金融機関とやりとりするのに必要な書類を揃え送付しましたが、再提出を指摘され「えーなんで?」何が不足?となりました。

そんな時「なんで相続手続きにこの書類提出しているかわかりますか?」と所長に言われて考えました。

所長が行政書士として相続手続きの代理人を引き受けていることを証明するため?郵送でのやりとりで「信用を得るって大変だなぁ。

皆さん「職印証明書」ってご存知ですか?私は弊所で働いて初めて知りました。『職印』とは資格名の入った印鑑で「資格印」ともよぶそうですよ。「行政書士○○之印」と彫られています。

代理人である専門家は個人の実印でも手続きが出来ますが、士業によっては登録した『職印』と『職印証明書』によっても手続きを行えます。

相続の際に作成する「遺産分割協議書」には相続人の実印、金融機関の手続き書類には代理人の実印もしくは職印が押印されています。その実印や職印を印鑑登録証明書や職印証明書と照合し、初めて「信用」を得られているんですね。

 

 

 

 

 

 

 

 

ちなみに印鑑登録証明書や職印証明書自体に有効期限の記載は無いものの、金融機関とのやりとりでは「3ケ月~半年以内に発行したものを提出」と言われることが多いです。

よって、事務所内で職印証明書の発行日も意識して仕事をしよう!と声を掛け合うだけでなく書類管理を工夫、タスクボード利用等で効率的に進めています。

こうやって一つずつ作業の中で取り扱う大切な書類の役割を知る事で、時間もお金も無駄にせずお客様のサポートをすることの大切さを知りました。

事務所内ミーティングでは日々の気づきを細かく報告しあい少しでも早く皆さんのお役に立てる事を常に考え働いております。

相続のことで何か困ったことがありましたら是非こちらまでお問い合わせくださいね。

 

Twitterのフォロー&感想、コメントやメッセージなどで応援していただけるとうれしいです。

 

 

 

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